Là một doanh nghiệp khởi nghiệp, bạn biết rằng mình có vô khối công việc cần làm, rất nhiều việc gấp, vô vàn việc phải xử lý nhưng lại có hữu hạn nhân lực, vật lực. Một trong những kỹ năng quan trọng của người lãnh đạo, nhà quản lý đó là phải đặt thứ tự ưu tiên trong việc sử dụng nguồn lực để thực hiện tất cả những việc cần làm và sử dụng nguồn lực đó. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn một phương pháp đã được Tổng thống Mỹ Eisenhower sử dụng và mang tên ông (Eisenhower method) sau này được chuyển sang một tên gọi khác với đúng ý nghĩa của nó: công cụ ma trận 2×2.
Nếu trước đây phương pháp Eisenhower là để Tổng thống ưu tiên những công việc quan trọng, gấp hoặc không, thì với các khởi nghiệp, ngoài công việc, có nhiều nguồn lực và thậm chí các ý tưởng cần phải ưu tiên để ra quyết định. Nếu không có thứ tự ưu tiên, các công việc của doanh nghiệp sẽ bị đình trệ hoặc kém hiệu quả, các ý tưởng sẽ đến dồn dập và các nguồn lực thì thường hạn chế. Vì vậy, thay vì chỉ có những tiêu chí như độ gấp gáp và quan trọng, khởi nghiệp cần nhiều hơn thế.
Chúng ta bắt đầu như thế nào?
Bước 1: Tập kích não (hay não công – brainstorming) trong năm phút. Sử dụng stick note (giấy dính) và bút dạ. Còn nếu không có sẵn, chỉ nhiều mẩu giấy nhỏ và một chiếc bút là đủ.
Lưu ý: Hãy đặt cho mình một mục tiêu về số lượng ý tưởng, sản phẩm, đó cũng là cách bạn tập cho não quen với việc phải phát triển nhiều ý tưởng dưới sức ép thời gian và là cách giúp bạn liên tục suy nghĩ, tránh bỏ sót các công việc khác nhau. Ví dụ: phải liệt kê được 10 ý tưởng kinh doanh trong năm phút. Sau đó đặt mục tiêu tăng tốc lên 20 ý tưởng trong năm phút cùng nhóm mình.
Hãy viết liên tục và đừng đắn đo quá nhiều nếu các ý tưởng và công việc trùng nhau. Quan trọng nhất là não suy nghĩ và tay hoạt động.
Ví dụ, bạn đang tập kích não cùng cả nhóm về ý tưởng sản phẩm nào sẽ triển khai, sau khi tập kích não, sản phẩm của bạn trông giống thế này (Ảnh 1).
Bước 2: Đặt ra tiêu chí để sắp xếp
Bạn có nhiều mối quan tâm, nhưng hãy cân nhắc ba nguồn lực quý hiếm để sắp xếp (thời gian, tiền bạc, sự chú ý). Sau đây là một vài gợi ý cho bạn.
Từ Không gấp lắm tới Rất gấp
Từ Không quan trọng tới Rất quan trọng
Từ Dễ làm tới Khó làm
Từ Không tốn nhiều tiền tới Tốn nhiều tiền
V..v.
Với các ý tưởng đang có ở trên, chúng ta có thể lựa chọn hai tiêu chí chính:
Độc đáo
Bán được ngay
Bước 3: Sắp xếp theo một tiêu chí trước
Đừng tham lam lập ngay một trục gồm cả hai tiêu chí ngay từ đầu, bạn sẽ có xu hướng đưa tất cả dồn vào một phía. Hãy làm chậm và cân nhắc thật kỹ.
Ví dụ: nếu xếp theo tiêu chí “độc đáo” trước thì tôi sẽ có một bản sắp xếp như thế này:
Bước 4: Chuyển sang tiêu chí thứ hai, vạch một đường thẳng đứng ở giữa theo tiêu chí “bán được ngay”, di chuyển theo chiều thẳng đứng các ưu tiên trước theo cột dọc (nhớ không thay đổi vị trí theo hàng ngang đã sắp xếp từ trước):
Đến đây, bạn đã thấy một bức tranh thú vị về thứ tự ưu tiên nguồn lực. Với nhóm vừa độc đáo vừa bán được ngay, sẽ nằm trong tầm ngắm để bạn triển khai. Tùy theo tiêu chí riêng mà bạn sẽ lựa chọn Nhóm bán được ngay và không độc đáo hay nhóm Rất độc đáo nhưng không bán được ngay, trở thành lựa chọn thứ hai. Ví dụ bạn đề cao việc phải kiếm tiền ngay, hãy chọn giải pháp bán được ngay và không độc đáo làm phương án B. Phương án còn lại hãy để nghiên cứu sau khi có thời gian. Với nhóm không độc đáo mà cũng không thể bán, hãy loại khỏi danh sách.
Bước 5: Di chuyển mục tiêu chí để có những bước ưu tiên cuối cùng (nếu cần)
Trong trường hợp, ô ưu tiên số một của bạn có quá nhiều hãy di chuyển toàn bộ trục lên trên, sang phải, hoặc xuống dưới, sang trái nếu ô ưu tiên số một không có lựa chọn nào để đảm bảo bạn tập trung nguồn lực tốt nhất.
Đến đây, hãy bắt tay vào công việc cho lựa chọn của bạn dù đó là ý tưởng, công việc hay nguồn lực.
Sử dụng trong những trường hợp khác
Trên thực tế, 2×2 là một công cụ vượt ra ngoài việc xử lý công việc hay ra quyết định. Dù bạn làm việc một mình hay làm việc cả nhóm, việc tập trung thời gian, tập khích não để cùng sản sinh ra những ý tưởng và dán lên một mặt phẳng, bạn nhận ra sức mạnh của việc làm việc dưới sức ép thời gian, bạn cảm nhận được giá trị của việc nhìn thấy một bức tranh chung về những ý tưởng và cùng nhau đưa ra những tiêu chí để lựa chọn những ý tưởng đó và ra quyết định cuối cùng.
Cuối cùng, 2×2 cũng là một công cụ làm dân chủ hóa quá trình ra quyết định và làm việc nhóm. Với các chủ doanh nghiệp khi phải huy động trí tuệ tập thể và để tạo ra tầm nhìn, quyết tâm chung và lý giải thống nhất về những lựa chọn của doanh nghiệp, 2×2 sẽ là công cụ đắc lực cho các bạn.
Với phương pháp Eisenhower, các công việc hằng ngày được phân thành 4 loại sau:
* Rất quan trọng, rất gấp: làm ngay
* Rất quan trọng, không gấp lắm: từ từ làm
* Không quan trọng lắm, rất gấp: giao cho ai đó làm
* Không quan trọng lắm, không gấp: khỏi làm (trong ngày hôm đó thôi nha).
Vận dụng phương pháp này, cứ cuối ngày làm việc hôm trước, bạn hãy sắp xếp công việc của mình thành từng loại riêng biệt như đã nêu trên. Như vậy bạn sẽ dễ dàng theo dõi công việc của mình trong ngày hôm sau.
Theo tạp chí Tia Sáng/ Bộ khoa học công nghệ
Xem thêm: